Kā elektroniskie dokumenti darbojas tiesā — un kas jums jādara, lai tie darbotos jūsu labā
-
Visa jūsu biznesa sarakste tiek glabāta tūlītējās ziņojumapmaiņas programmās un e-pastā. Vai jūs zināt, kā pareizi iesniegt šos materiālus tiesā, lai tie tiktu pieņemti kā pierādījumi?
-
Vai zinājāt, ka atbildētājs var apstrīdēt līguma PDF kopiju bez oriģināla, un kā to var novērst, noslēdzot darījumu?
-
Kas ir mainījies kopš 2024. gada jūlija grozījumiem attiecībā uz elektronisko dokumentu atzīšanu par pierādījumiem?
IT uzņēmums noslēdza izstrādes līgumu, izmantojot Zoom sanāksmes. Līgums tika parakstīts, apmainoties ar skenētām kopijām pa e-pastu. Tehniskās specifikācijas tika saskaņotas, izmantojot WhatsApp. Pagaidu rezultāti tika apstiprināti, izmantojot Slack ziņojumus.
Strīda izcelšanās brīdī visa pierādījumu bāze bija elektroniska. Neviens dokuments ar dzīvu parakstu nebija uz papīra. Tiesa pieņēma lielāko daļu šo materiālu, bet tikai tāpēc, ka tie bija pareizi iesniegti un sagatavoti.
Kas tiek uzskatīts par elektronisku dokumentu?
Elektronisks dokuments ir elektroniski ierakstīta informācija. Tie ietver: līgumus PDF vai Word formātā, kas parakstīti ar elektronisko parakstu vai apmainīti pa e-pastu, e-pasta saraksti, ziņojumus WhatsApp, Telegram, Messenger, Slack un citās ziņojumapmaiņas lietotnēs, elektroniskos rēķinus un piegādes pavadzīmes, sarunu un apstiprinājumu ekrānuzņēmumus, videozvanu ierakstus un elektroniskos maksājumu dokumentus.
Latvijas Civilprocesa likums atzīst elektroniskos dokumentus par pieļaujamiem rakstveida pierādījumiem, ja tie atbilst noteiktām prasībām.
Trīs elektronisko dokumentu drošības līmeņi
Pirmais līmenis — maksimāla uzticamība: kvalificēts elektroniskais paraksts (eParaksts, eID). Dokumentam, kas parakstīts ar kvalificētu elektronisko parakstu, ir tāds pats juridiskais spēks kā dokumentam ar pašrocīgu parakstu. Šis ir augstākais pierādīšanas līmenis — praktiski neapstrīdams.
Otrais līmenis — augsta uzticamība: parakstītu dokumentu skenētu kopiju apmaiņa pa e-pastu ar apstiprinājumu. Pēc 2024. gada jūnija grozījumiem Šķīrējtiesu likumā ir skaidri norādīts, ka ziņojumu apmaiņa, izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus, ir piemērota metode vienošanās noslēgšanai. Tiesas un šķīrējtiesas pieņem šādus dokumentus pēc apstiprinājuma saņemšanas.
Trešais līmenis — vidēja ticamība: tūlītējā ziņojumapmaiņa un e-pasta sarakste bez skaidra dokumentu apstiprinājuma. Vērtīgs kā kontekstuāls pierādījums — apstiprina faktus, datumus un vienošanās. Grūti apstrīdams, bet iespējams.
Kā pareizi iesniegt tiesā elektroniskos pierādījumus
Ekrānuzņēmumi: Noteikti norādiet datumu un laiku, kontaktpersonas vārdu vai e-pasta adresi un sarunas kontekstu. Izdrukājiet tos vai pievienojiet elektroniski tiesas prāvai. Vēlams notariāli apstiprināts ekrānuzņēmums.
E-pasta sarakste: izdrukājiet to ar pilnu e-pasta galveni — sūtītāju, saņēmēju, datumu un tēmu. Tas ir svarīgi — e-pastu bez galvenes tiesa var noraidīt kā pienācīgu pierādījumu.
Audio un video ieraksti ir pieļaujami kā pierādījumi, ja tie ir ierakstīti ar dalībnieku piekrišanu vai publiskā vietā. Notariāli apliecināti video satura ieraksti ievērojami palielina pierādījuma vērtību.
Kad elektronisku dokumentu nevar pieņemt
Pirmais gadījums: dokumentu ir viegli mainīt, un nav pierādījumu par tā integritāti. PDF failu var rediģēt, bet, ja atbildētājs apgalvo, ka dokuments ir mainīts, un jums nav oriģinālā servera vai digitālā pirkstu nospieduma, radīsies sarežģījumi.
Otrais gadījums: nav zināms, kurš tieši uzrakstīja ziņojumu. Ja WhatsApp kontu izmanto vairāki darbinieki vai atbildētājs apgalvo, ka tālruņa numuru izmantoja kāds cits, ir nepieciešams papildu identifikācijas apliecinājums.
Trešais gadījums: dokuments ir acīmredzami nepilnīgs vai izrauts no konteksta. Tiesa izvērtē pierādījumus kopumā; selektīvi ekrānuzņēmumi var tikt apšaubīti.
Kas ir mainījies kopš 2024. gada?
Grozījumi Šķīrējtiesu likumā no 2024. gada jūnija nepārprotami nosaka, ka ziņojumu apmaiņa, izmantojot e-pastu vai ziņojumapmaiņas lietotnes, ir pietiekama, lai noslēgtu šķīrējtiesas līgumu. Tas nozīmē, ka sarakste, izmantojot WhatsApp, kurā puses vienojas iesniegt strīdu Rīgas šķīrējtiesā, tagad ir nepārprotami atzīta par derīgu šķīrējtiesas līgumu.
Šī ir būtiska pārmaiņa — jautājums iepriekš bija strīdīgs.
Praktiski ieteikumi
Pirmkārt: slēdzot līgumus pa e-pastu, pieprasiet no otras puses nepārprotamu apstiprinājumu par saņemšanu un piekrišanu noteikumiem. Frāze “Apstiprinu līguma noteikumus” atbildes e-pastā būtiski nostiprina vienošanos.
Otrkārt: papildus reģistrējiet svarīgas vienošanās — pēc mutiskām sarunām nosūtiet rakstisku kopsavilkumu pa e-pastu: “Apstiprinu mūsu vienošanos no [datums]: mēs vienojāmies…”.
Treškārt: lieliem darījumiem izmantojiet kvalificētu elektronisko parakstu. E-paraksti ir pieejami visiem Latvijas iedzīvotājiem un lielākajai daļai uzņēmumu.
Tiesa dzīvo papīru un parakstu pasaulē, bet pieņem elektroniskus pierādījumus. Galvenais ir zināt, kā tos pareizi iesniegt.
Šis raksts ir paredzēts tikai informatīviem nolūkiem un nav uzskatāms par juridisku konsultāciju.